Mercoledì 5 marzo 2025

Trasferte aziendali: regole chiare per risparmiare sulla tassazione dei rimborsi

a cura di: AteneoWeb S.r.l.
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La Legge di Bilancio 2025 introduce importanti novità in materia di trasferte aziendali e rimborsi spese per i dipendenti, con un focus sulla tracciabilità dei pagamenti. 

A partire dal 1° gennaio 2025, le spese sostenute per vitto, alloggio, viaggio e trasporto (quest'ultimo tramite autoservizi pubblici non di linea) saranno deducibili per l'impresa e non imponibili per il dipendente solo se pagate con mezzi tracciabili.

Novità Legislative

L'articolo 51 del TUIR prevede dal 2025 che i rimborsi spese per vitto, alloggio, viaggio e trasporto (tramite autoservizi pubblici non di linea) non concorrono a formare il reddito del dipendente se pagati con mezzi tracciabili: bonifico bancario o postale, carte di credito/debito, modalità elettroniche.

L'articolo 95 del TUIR, invece, stabilisce che le suddette spese sono deducibili per l'impresa, sempreché i pagamenti siano effettuati con le stesse modalità tracciabili.

La mancata tracciabilità delle spese non preclude il diritto al rimborso, ma impedisce all'impresa di dedurre il costo dal reddito imponibile e rende il rimborso imponibile per il dipendente ai fini fiscali e contributivi.

Regolamento Interno: uno strumento essenziale

Per una gestione ottimale delle trasferte e per evitare contestazioni con i dipendenti, sarebbe importante adottare un regolamento interno che disciplini le trasferte e i rimborsi spese. Soprattutto ora, dopo le importanti novità in vigore dal 1° gennaio 2025.

Il regolamento dovrebbe definire:

  • Tipologie di spese rimborsabili: vitto, alloggio, viaggio, trasporto (specificando le modalità: treno, aereo, auto privata, taxi, ecc.).
  • Limiti di spesa: importi massimi rimborsabili per le diverse categorie di spesa e per le diverse destinazioni.
  • Modalità di richiesta e autorizzazione: procedura per la richiesta di autorizzazione alla trasferta, indicando i responsabili autorizzati e le informazioni necessarie (destinazione, durata, motivo, mezzo di trasporto previsto, budget stimato).
  • Documentazione necessaria per il rimborso: ricevute, fatture, scontrini, biglietti, ecc. (con l'indicazione dei dati obbligatori: data, importo, causale).
  • Modalità di pagamento: anche alla luce delle novità 2025.
  • Tempistiche per la presentazione delle richieste di rimborso: scadenze entro le quali il dipendente deve presentare la documentazione per ottenere il rimborso.

REGOLAMENTO PER LA DISCIPLINA DELLE TRASFERTE E RIMBORSO SPESE VIAGGIO SOSTENUTE DAI DIPENDENTI

L'adozione di un regolamento interno e l'implementazione di procedure chiare e trasparenti sono elementi fondamentali per garantire la corretta applicazione della normativa e per evitare contestazioni con dipendenti e autorità fiscali.

Il modello di regolamento che proponiamo è un punto di partenza che deve essere adattato alle specifiche esigenze di ogni azienda. 

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DOCUMENTI E SERVIZI IN EVIDENZA:
  • Contratto preliminare di locazione commerciale

    Secondo l’art. 1571 c.c. la locazione è il contratto con il quale una parte (locatore) si obbliga a far godere all’altra (locatario o conduttore) una cosa mobile o immobile per un dato tempo verso un determinato corrispettivo (canone).

    Se il contratto di locazione ha ad oggetto immobili urbani adibiti ad uso diverso da quello di abitazione, viene comunemente definito “contratto di locazione commerciale” ed è disciplinato nel Capo II della L. n. 392/78, che ne regola, in particolare, la durata, la rinnovazione, il rilascio dell’immobile, l’aggiornamento del canone, l’indennità per perdita di avviamento, la sub locazione, la successione nel contratto, il diritto di prelazione e il diritto di riscatto. 
    Sono, inoltre, applicabili alla locazione commerciale gli artt. 7–11 della stessa L. n. 392/78 in tema di clausola di scioglimento in caso di alienazione, spese di registrazione, oneri accessori, assemblea dei condomini e deposito cauzionale.
    La legislazione in tema di locazione commerciale è molto scarna ed è stata integrata da copiosa giurisprudenza di cui, nei limiti della presente opera, si riportano le massime rilevanti.

    a cura di: Dott.ssa Cinzia De Stefanis
  • Assegnazione Agevolata Immobili Società. Tassazione Soci 2025

    Assegnazione Agevolata Immobili Società. Tassazione Soci 2025

    La legge di bilancio 2025 ha previsto la possibilità, per le società, di assegnare e/o cedere ai soci gli immobili non strumentali per destinazione (oltre ai beni mobili registrati).
    In particolare è prevista l’applicazione di una imposta sostitutiva dell’8% (10,5% se le società sono risultate NON operative nei tre esercizi precedenti) sulla eventuale plusvalenza risultante dalla differenza tra il valore normale, in ipotesi di assegnazione, o il prezzo di cessione, in ipotesi di cessione, e il costo fiscalmente riconosciuto dei beni assegnati/ceduti, con la particolarità che in caso di assegnazione il valore normale per i beni immobili può essere, alternativamente al valore normale ex art. 9 del TUIR, assunto pari al “valore catastale” applicando alla rendita catastale i moltiplicatori previsti ai fini dell’imposta di registro. In caso di cessione il corrispettivo, se inferiore al valore normale, determinato alternativamente ex art. 9 TUIR o in base al “valore catastale”, dovrà essere computato in misura non inferiore al valore normale stesso.
    Altro vantaggio dell’operazione consiste nel fatto che, in caso di applicazione di imposta di registro proporzionale le aliquote applicate siano ridotte della metà.

    a cura di: Studio Meli e Studio Manuali
  • Tutte le agevolazioni della dichiarazione 2025: spese sanitarie

    a cura di: AteneoWeb S.r.l.

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